Regulamin Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu

I. Zasady ogólne

§ 1. Diecezja Kaliska posiada własne archiwum, które nosi nazwę: Archiwum Diecezjalne w Kaliszu.

§ 2. Archiwum Diecezjalne w Kaliszu jest instytucją diecezjalną i działa zgodnie z niniejszym Regulaminem.

§ 3. Finansowanie działalności Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu i uposażenie jego pracownika (-ów) pochodzi z budżetu Kurii Diecezjalnej w Kaliszu.

II. Cel i zadania

§ 4. Archiwum Diecezjalne w Kaliszu spełnia następujące zadania:

1. Przechowuje, zabezpiecza i konserwuje posiadane akta.

2. Porządkuje i brakuje akta, rejestruje i rekonstruuje zespoły archiwalne, inwentaryzuje i opracowuje naukowo akta , a w miarę możliwości mikrofilmuje je lub wykonuje kopie elektroniczne (skany komputerowe).

3. Udostępnia materiały archiwalne organom władzy diecezjalnej oraz osobom i instytucjom kościelnym, naukowym czy innym, w granicach przewidzianych przez niniejszy Regulamin.

4. Na prośbę zainteresowanych wykonuje – w miarę możliwości – kopie wybranych dokumentów oraz wypisy i odpisy z akt, które uwierzytelnia pieczęcią Archiwum i pieczęcią imienną Dyrektora.

5. Przychodzi z metodyczną pomocą w organizowaniu, prowadzeniu i przechowywaniu akt: Kurii Diecezjalnej, Sądu Duchownego Diecezji Kaliskiej, Kapituł (katedralnej, kolegiackiej, konkatedralnej), Wyższego Seminarium Duchownego Diecezji Kaliskiej, Caritas Diecezji Kaliskiej oraz innych instytucji diecezjalnych, a także dekanatów i parafii z terenu Diecezji.

6. Powiększa swoje zasoby nabytkami pochodzącymi z Kurii Diecezjalnej i jej instytucji oraz z parafii i dekanatów z terenu Diecezji.

7. W miarę możliwości uzupełnia zgromadzony zasób archiwalny o kopie (fotokopie, kserokopie, mikrofilmy, kopie na nośnikach elektronicznych) akt lub dokumentów dotyczących parafii i dekanatów oraz instytucji kościelnych działających na terenie Diecezji przed jej powstaniem.

8. Prowadzi własne prace naukowe.

§ 5. Archiwum Diecezjalne w Kaliszu posiada magazyn zbiorów z księgozbiorem podręcznym i miejsca do udostępniania zbiorów archiwalnych.

III. Zasób archiwalny

§ 6. W skład zasobu Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu wchodzą:

1.      Akta parafii wchodzących w skład Diecezji Kaliskiej, wytworzone przed 1992 r. i przekazane przez archiwa Diecezji, z których części powstała Diecezja Kaliska.

2.      Akta Kurii Diecezjalnej w Kaliszu i innych instytucji diecezjalnych, wytworzone po 1992 roku.

3.      Akta dekanatów i parafii z terenu Diecezji Kaliskiej, przekazane do zasobów archiwalnych Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu.

4.      Duplikaty akt metrykalnych wytworzonych w parafiach z terenu Diecezji Kaliskiej przed 1992 r., przekazane do zasobów Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu.

5.      Akta personalne kapłanów Diecezji Kaliskiej (archiwalia zastrzeżone)

6.      Duplikaty kart inwentaryzacyjnych zabytkowych obiektów sakralnych (kościołów i ich wyposażenia), opracowane dla potrzeb konserwatorskich.

§ 7. Kuria Diecezjalna i Sąd Duchowny Diecezji Kaliskiej oraz inne instytucje diecezjalne przekazują do Archiwum swe akta po upływie 20 lat od ich zamknięcia, Kapituły i Wyższe Seminarium Duchowne Diecezji Kaliskiej po upływie 50 lat, a dekanaty i parafie po upływie 100 lat.

§ 8. Przenoszenia akt do Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu dokonuje jego Dyrektor, po uprzednim uzgodnieniu terminu z Kanclerzem Kurii, Oficjałem Sądu, Prepozytami Kapituł: katedralnej, kolegiackiej i konkatedralnej, Rektorem Wyższego Seminarium Duchownego Diecezji Kaliskiej, dyrektorami lub kierownikami innych instytucji diecezjalnych oraz z poszczególnymi dziekanami i proboszczami.

§ 9. Na wniosek przedstawiony Dyrektorowi Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu, istnieje możliwość wcześniejszego przenoszenia akt z poszczególnych archiwów partykularnych.

IV. Organizacja Archiwum

§ 10. Archiwum Diecezjalne w Kaliszu podlega bezpośrednio Biskupowi Ordynariuszowi Diecezji Kaliskiej, który dla zarządzania Archiwum ustanawia jej Dyrektora.

§ 11. Dyrektor Archiwum Diecezjalnego sprawuje bezpośredni zarząd wewnętrzny i zewnętrzny instytucji, a więc:

-         reprezentuje Archiwum na zewnątrz,

-         pełni funkcję archiwisty Kurii Diecezjalnej,

- odpowiada za całość zgromadzonego zasobu archiwalnego i należyty stan zbiorów,

- kataloguje i opracowuje akta archiwalne oraz je udostępnia,

- kieruje pracownią naukową i zarządza księgozbiorem podręcznym Archiwum,

- prowadzi kancelarię własną Archiwum dokumentującą działalność Archiwum i udostępnianie archiwaliów,

- nie może – bez pozwolenia Ordynariusza – alienować żadnego dokumentu,

- raz w roku, a także na każde wezwanie Ordynariusza – składa Biskupowi Ordynariuszowi pisemne sprawozdanie z działalności Archiwum.

§ 12. W zarządzaniu zasobem Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu jego Dyrektor zobowiązany jest przestrzegać przepisów Kodeksu Prawa Kanonicznego oraz poleceń i zarządzeń Biskupa Ordynariusza.

§ 13. Archiwum używa podłużnej i okrągłej pieczęci z napisem: Archiwum Diecezjalne w Kaliszu, a Dyrektor używa własnej pieczęci imiennej.

V. Zasady funkcjonowania Archiwum

§ 14. Materiały archiwalne, przechowywane w Archiwum Diecezjalnym w Kaliszu, za wyjątkiem akt zastrzeżonych, są udostępniane osobom lub instytucjom do celów naukowo-badawczych w pracowni Archiwum.

§ 15. Zezwolenie na korzystanie z akt udziela Dyrektor Archiwum na pisemna prośbę zainteresowanego.

§ 16. Prośbę o której mowa w § 15 składa się na formularzu wprowadzonym do stosowania w Archiwum. Należy w niej:

-         wskazać materiały archiwalne, z których badacz pragnie korzystać,

-         podać temat zamierzonej pracy i jej charakter,

-         zawrzeć zobowiązanie przestrzegania przepisów niniejszego Regulaminu,

-         w przypadku korzystania z większej ilości zasobu archiwalnego zawrzeć zobowiązanie dostarczenia do księgozbioru podręcznego Archiwum 1 egzemplarza przygotowanej pracy.

§ 17. Korzystanie z materiałów zastrzeżonych wymaga uzyskania zezwolenia Biskupa Ordynariusza Diecezji Kaliskiej.

§.18. Osoby pragnące korzystać z zasobów Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu powinny zapowiedzieć swoje przybycie z kilkudniowym wyprzedzeniem.

§ 19. Materiały wykorzystywane przez jedną osobę nie są udostępniane w tym samym czasie innym osobom.

§ 20. Osobom korzystającym z zasobu archiwalnego nie wolno zmieniać porządku ułożenia materiałów archiwalnych, dokonywać zmian w tekście dokumentów, czynić w nich notatek i znaków oraz brudzić akt.

§ 21. Wykonywanie zdjęć fotograficznych materiałów archiwalnych wymaga osobnego zezwolenia Dyrektora Archiwum.

§ 22. Po ukończeniu kwerendy należy osobiście zdać wykorzystywane akta Dyrektorowi Archiwum i poinformować go w jakiej mierze skorzystano z dostarczonych źródeł.

§ 23. W razie stwierdzenia uchybień przeciwko przepisom Regulaminu, osobom korzystającym z Archiwum może być cofnięte pozwolenie na korzystanie z archiwaliów.

§ 24. Archiwum Diecezjalne w Kaliszu nie wypożycza swoich zbiorów archiwalnych na zewnątrz.

§ 25. Z zasobów Archiwum Diecezjalnego w Kaliszu można korzystać codziennie z wyjątkiem sobót, niedziel i świąt, w godzinach ustalonych.